Gegenstände und Typen

Was sind Gegenstände

In der finderbox® sind „Gegenstände“ die Objekte, die Sie mit finderbox® verwalten. Es gibt keine Vorgabe für die Art der Gegenstände. Sie können mit finderbox® sogar regelmäßig durch Scannen prüfen, ob ein Mitarbeiter noch im Besitz seines Führerscheins ist – bei Führen eines Firmenfahrzeugs, sollte besser eine Fahrerlaubnis vorhanden sein…

Sie können mit finderbox® Gegenstände verschiedenster Art gleichzeitig verwalten: Werkzeug, Büromöbel, die bereits erwähnten Führerscheine, Prototypen, Behälter, Hebezeuge, Laborequipment u. v. m.

In der finderbox® werden Eigenschaften von Gegenständen durch Felder und Werte abgebildet.

Beispiel:

  • Feldname: Farbe
  • Wert: Gelb

Was sind Typen

„Typen“ sind in der finderbox® die einzige und zwingende Gruppierungsebene.

  • Jeder Gegenstand muss einem Typ zugeordnet sein.
  • Jeder Gegenstand kann gleichzeitig immer nur einem Typ angehören.
  • Ein Typ kann beliebig viele Gegenstände umfassen.
  • Die Anzahl möglicher Typen ist unbegrenzt.

Grundsätzlich ist die Definition eines Typs ausreichend, aber in der Praxis werden Sie sicherlich mehr Typen anlegen, denn für jeden Typ kann ein Template erstellt werden.

Ein Template definiert die gemeinsamen Felder, über die alle Gegenstände eines Typs automatisch verfügen. D. h, Gegenstände eines Typs besitzen alle Felder, die in dem Template ihres Typs definiert wurden.

Beispiel:

Typ: Auto

mit den Feldern = dem Template:

  • Hersteller
  • Farbe
  • Anzahl Türen

Das bedeutet: Alle Gegenstände des Typs „Auto“ verfügen automatisch über die Felder „Hersteller“, „Farbe“ und „Anzahl Türen“.

Selbstverständlich können Gegenstände zusätzlich zu den Feldern, die über das Template ihres Typs definiert sind, zusätzlich beliebig viele individuelle Felder haben.

Beispiel für drei Gegenstände vom Typ „Auto“ mit individuellen Feldern:

Gegenstand A Gegenstand B Gegenstand C
Hersteller Hersteller Hersteller
Farbe Farbe Farbe
Anzahl Türen Anzahl Türen Anzahl Türen
Achslast Sitzplätze Ladevolumen

Strukturierung Ihrer finderbox®

In der finderbox® repräsentieren „Typen“ die oberste Hierarchieebene. Sie können über „Felder“ weitere Gruppierungsmerkmale einfügen. finderbox® bietet eine mächtige Suchfunktion, mit der Sie nach allen Feldern und Werten suchen, und sich so Gegenstände mit gemeinsamen Merkmalen anzeigen lassen können.

Beispiel 1:

Sie nutzen finderbox® als Werkzeugverwaltung mit folgenden Typen (oberste Hierarchieebene):

  • Bohrmaschine
  • Stichsäge
  • Winkelschleifer

Sie möchten die Werkzeuge z. B. zusätzlich nach der Spannungsversorgung differenzieren.

Dazu fügen Sie einfach bei den drei Templates das Feld „Spannungsversorgung“ hinzu. Sie können für das Feld Werte vorgeben, aus denen der korrekte Wert für den jeweiligen Gegenstand gewählt wird, hier z. B. Kabel und Akku, so dass die Freitext-Eingabe unmöglich ist. Mehr dazu weiter unten.

Die Suche nach „Spannungsversorgung“, „Kabel“ oder „Akku“ listet sämtliche Gegenstände auf, bei denen diese Werte gemeinsam oder einzeln – je nach Suchsyntax – vorhanden sind.

Beispiel 2:

Sie verwalten mit finderbox® unterschiedliche Arten von Gegenständen wie Werkzeug, Büromöbel und Laborgeräte und nutzen als „Typen“ die Begriffe „Werkzeug“, „Büromöbel“ und „Laborgeräte“.

Fügen Sie bei allen Gegenständen Felder hinzu, über die Sie die Gegenstände eines Typen weiter gruppieren wollen.

Für den Fall Werkzeug, wie im vorigen Beispiel beschrieben, könnte das Feld „Werkzeugart“ mit z. B. den Werten „Bohrmaschine“, „Stichsäge“, „Winkelschleifer“ dem Template hinzugefügt werden.

Analog könnte dem Typ „Büromöbel“ ein Feld „Möbelart“ mit den Werten „Tisch“, „Stuhl“ und „Schreibtischstuhl“ zugefügt werden.

Hinweis: In der finderbox® gibt es ein spezielles Feld „Besitzer“. Besitzer eines Gegenstands ist normalerweise der Mitarbeiter, der eine “Aktion”, wie z. B. einen „Check-in“, durchführt.
Wollen Sie „Eigentümer“ für Gegenstände definieren, können Sie das z. B. über ein Feld „Eigentümer“ erreichen, dem Sie z. B. Kostenstellen als Werte zur Auswahl zufügen. Dann wäre eine gewählte Kostenstelle der Eigentümer eines Gegenstands. Sie können dem Feld (bzw. den Werten dazu) auch den Datentyp „Besitzer“ geben und den Eigentümer aus einem Dropdown-Menü mit den Namen der finderbox® Benutzer wählen.

Was sind Felder / Stammdaten

„Felder“ beschreiben die von Ihnen mit finderbox® verwalteten Gegenstände, sie reflektieren die Merkmale der Gegenstände. Über Felder erfassen Sie alle gewünschten Informationen über Ihre verwalteten Gegenstände.

  • Sie können beliebig viele Felder anlegen und nach Ihrer gebräuchlichen Nomenklatur benennen.
  • Felder bezeichnen eine Eigenschaft, Werte beschreiben deren Ausprägung.

Beispiel:

  • Feld: Farbe
  • Wert: gelb

Die Menge an Feldern und Werten eines Gegenstandes werden auch als dessen Stammdaten bezeichnet. Alle Felder und Werte sind durchsuchbar.

Feldnamen

Feldnamen benennen eine Eigenschaft, ein Merkmal eines Gegenstands.

  • Sie können Felder mit der bei Ihnen gebräuchlichen Nomenklatur benennen. Vermeiden Sie jedoch Sonderzeichen: + | - “ * ()
  • Feldnamen müssen eindeutig sein, d. h. jeder Feldname darf nur einmal verwendet werden/vorkommen.

Sie können Felder mit folgenden Optionen konfigurieren:

  • eindeutig
  • Pflichtfeld
  • Gesperrt für Benutzer
  • Datentyp

Die Bedeutung der Optionen:

  • eindeutig bedeutet, dass der Wert für dieses Feld eindeutig sein muss, d h. keine anderer Gegenstand in der finderbox® darf denselben Wert haben – das macht z. B. Sinn bei der Inventarnummer (und ist dort Pflicht)
  • Pflichtfeld bedeutet, dass für dieses Feld ein Wert eingetragen werden muss, der Wert darf nicht „leer“ sein.
  • Gesperrt für Benutzer bedeutet, dass nur Administratoren das entsprechende Feld verändern und löschen können.
  • Datentyp bedeutet die Art des Wertes, s. folgend.

Werte

„Werte“ beschreiben die Ausprägung einer Eigenschaft/eines Merkmals = eines Feldes.

Werte können aus folgenden Datentypen bestehen:

  • Zeichenkette
  • Datum
  • Aufzählung
  • Mehrfachauswahl
  • Link
  • Ort
  • Besitzer
  • Typ

Die Bedeutung der Datentypen:

  • Zeichenkette bedeutet, der Wert kann aus beliebigen Zeichen bestehen (Buchstaben, Ziffern, Sonderzeichen). Verwenden Sie Sonderzeichen jedoch sorgfältig und vermeiden Sie dringend folgende Sonderzeichen, da diese zu fehlerhaften Suchergebnissen führen können: + | - “ * ()
  • Datum bedeutet, der Wert wird als Datum dargestellt. Sie können das Datum auch mit einem Datumspicker wählen.
  • Aufzählung bedeutet, der Wert kann aus einer vorgegebenen Menge an Werten gewählt werden; z. B. Für das Feld „Farbe“ die Werte „rot“, „blau“, „grün, „gelb“. Es kann nur genau ein Wert gewählt werden (entweder, oder).
  • Mehrfachauswahl bedeutet, es können aus einer Menge an vorgegebenen Werten mehrere Werte gewählt werden, also z. B. für Farbe die Werte „rot“ und „blau“.
  • Link bedeutet, der Wert ist ein Link. Der Link kann extern sein, z. B. auf die Webseite des Herstellers eines Gegenstands, oder intern auf einen Gegenstand verweisen.
  • Ort bedeutet, dass als Werte die angelegten Orte in einem Dropdown-Menü zur Auswahl stehen. Damit kann z. B. der Ort, an dem sich ein Gegenstand normalerweise befinden soll, definiert werden (z. B. Lager), im Unterschied zu dem „aktuellen Ort“ an dem ein Gegenstand gerade zugebucht („eingecheckt“) ist. Damit können Sie z. B. für ein Laborgerät ein bestimmtes Labor als „normalen“ Ort definieren und wissen damit, WO dieser Gegenstand „eigentlich“ hingehört. Über das Feld „aktueller Ort“ (oder die von Ihnen gewählte Bezeichnung) erfahren Sie den Ort, an dem der Gegenstand aktuell physisch sein sollte, da er dort zugebucht wurde.
  • Besitzer bedeutet, dass als Werte die Namen der aktuellen Benutzer der finderbox® in einem Dropdown-Menü zur Auswahl angeboten werden. Damit können Sie z. B. den „Eigentümer“ eines Gegenstands festlegen. Mit „Benutzer“ wird eine Instanz bezeichnet, die eine Berechtigung für die Nutzung der finderbox® hat.
  • Typ bedeutet, dass als Werte die in der finderbox® angelegten Typen in einem Dropdown-Menü zur Auswahl angeboten werden.

Was sind „Spezielle Felder“

„Spezielle Felder“ haben logische Funktionen in der finderbox® . Die Werte dieser Felder werden teilweise durch „Aktionen“ automatisch verändert.

  • Die speziellen Felder „Typ“ und „Name“ sind Pflichtfelder für jeden Gegenstand. Wenn Gegenstände angelegt werden, ist daher zwingend die Vergabe eines Typen und eines Namen erforderlich. Die Werte müssen jedoch NICHT eindeutig sein.
  • Das spezielle Feld „Inventarnummer“ muss, wenn es bei einem Gegenstand verwendet wird, eindeutig sein. Damit können Sie z. B. Daten zu Gegenständen einfach über einen Dateiimport aktualisieren. Mehr dazu hier.
  • Das spezielle Feld „aktueller Ort“ wird bei einem „Check-in“ und „Check-out“ automatisch geändert. Mehr dazu hier.
  • Das spezielle Feld „Besitzer“ wird ebenfalls automatisch geändert. Wird der NFC- oder RFID-Transponder eines Gegenstands gescannt, wird automatisch der am Lesegerät eingeloggte Benutzer als „Besitzer“ dieses Gegenstands eingetragen. So können Sie bei Bedarf in der Historie eines Gegenstands immer sehen, welcher Mitarbeiter diesen Gegenstand zuletzt gescannt hat.

Tipp: Sie können bei Bedarf zu jedem Gegenstand auch einen „Eigentümer“ definieren, z. B. eine Kostenstelle. Sie können dafür das Feld „Eigentümer“ anlegen und für die Werte die Kostenstellen zur Auswahl anbieten. Sie können dem Feld, bzw. für Werten dazu, auch den Datentyp „Besitzer“ wählen und den Eigentümer aus einem Dropdown-Menü mit den Namen der finderbox® Benutzer wählen.

Die Bezeichnung der speziellen Felder können Sie an Ihre Nomenklatur anpassen.

Was sind Filter / Ansichten

finderbox® ermöglicht die Verwaltung jeder Art von Gegenständen. Zu jedem Gegenstand können beliebig viele Felder angelegt werden. Über Filter / Ansichten können Sie definieren, welche Felder für eine definierte Ansicht gezeigt werden sollen. So können Sie für verschiedene Interessensgruppen die Informationen, die zu jedem Gegenstand angezeigt werden sollen, strukturieren, indem die jeweils uninteressanten Felder ausgeblendet werden.

Sie können beliebig viele Ansichten definieren. Die Ansichten sind unabhängig von Typen und funktionieren für alle Gegenstände. Die Ansichten sind global, d. h., sie sind für alle Nutzer wählbar und stehen bei der Ansicht und beim Bearbeiten von Gegenständen zur Verfügung.

In der Übersicht aller Gegenstände können Sie die anzuzeigenden Tabellenspalten (= Felder) individuell zusammenstellen. Die Konfiguration wird im Cache Ihres Browsers gespeichert und steht Ihnen mit diesem Browser zur Verfügung. Angelegte Ansichten sind hier ebenfalls wählbar. Die Konfiguration hat keine Auswirkung für andere Benutzer.

Feldreihenfolge Unter dem Punkt Feldreihenfolge sind sämtliche Felder aller Gegenstände gelistet. Es müssen nicht alle Gegenstände alle Felder haben.

Die bei einem Gegenstand vorhandenen Felder werden in der Detail-Ansicht des Gegenstandes immer in der hier festgelegten Reihenfolge angezeigt. Die Einstellungen sind global wirksam.

Datenimport / Datenexport

Datenimport Vorhandene Daten zu Gegenständen, die Sie mit finderbox® verwalten wollen, können über den Import einer CSV-Datei übernommen werden.

Dabei werden Spaltenüberschriften zu Feldnamen. Wenn ein Feld noch nicht vorhanden sein sollte, wird es automatisch als Feld mit Datentyp Zeichenkette angelegt. Der Datentyp kann nachträglich geändert werden.

Die Spalten Typ und Name müssen vorhanden und gefüllt sein, da es sich um Pflichtfelder handelt. Alle anderen Spalten können beliebig benannt sein – jedoch gilt auch hier, Sonderzeichen zu vermeiden, insbesondere folgende: + | - “ * ()

Über einen Datenimport können Sie Bulk-Updates durchführen. D. h., Sie können für beliebig viele Gegenstände die Werte in einem oder mehreren Feldern durch den Datenimport aktualisieren/überschreiben. Die Gegenstände müssen dafür zwingend über eine eindeutige Inventarnummer verfügen; das Feld Inventarnummer steuert Updates.

Die CSV-Datei muss für den Datenimport wie folgt aufgebaut / konfiguriert sein:

  • Die erste Zeile enthält die Spaltenüberschriften.
  • Die einzelnen Werte müssen mit einem Semikolon (;) getrennt sein.
  • Die Kodierung der Datei muss entweder UTF-8 oder Windows 1252 sein.

Diese Punkte sind bei einem Export als CSV aus aktuellen Versionen von Microsoft Excel standardmäßig erfüllt.

Hinweis: Anhänge (Dokumente, Fotos) zu Gegenständen können nur direkt bei einem Gegenstand hochgeladen werden.

Datenexport Der gesamte Datenbestand kann als CSV-Datei exportiert werden. Feldnamen werden dabei zu Spaltenüberschriften. Anhänge werden nicht exportiert.

Anhänge

Zu jedem Gegenstand können im Rahmen des gebuchten Speicherplatzes beliebig viele Anhänge gespeichert werden. Anhänge können Dokumente sein (z. B. Word, PDF), Bilder und Videos. Die Anhänge werden auf der Detail-Seite eines Gegenstands hochgeladen.

Verfügt ein Smartphone mit finderbox® App über die entsprechenden Programme zur Visualisierung der Dateiformate der gespeicherten Anhänge, können diese Anhänge auf dem Smartphone betrachtet werden.

Hinweis: Bei einer Suche in der finderbox® werden auch Dateinamen und Dokumente nach dem Suchbegriff durchsucht. Daher kann es hilfreich sein, Dateien mit sinnvollen Namen zu versehen.

Was sind Aktionen?

In der finderbox® ist eine Aktion etwas, das mit einem Gegenstand gemacht wird, z. B.:

  • Scannen des Transponders
  • Check-in
  • Check-out
  • Wartung durchführen

Aktionen werden in der Historie eines Gegenstands dokumentiert/gespeichert. Dabei wird auch der Benutzer, der eine Aktion durchführt, gespeichert. Benutzer ist dabei der Benutzer, der an dem Smartphone, mit dem eine Aktion durchgeführt wird, eingeloggt ist. Sie können beliebig viele Aktionen durchführen.

Gegenstände kennzeichnen und identifizieren

Für das Kennzeichnen und Identifizieren der Gegenstände (und Orte), die Sie in der finderbox® verwalten, wird Barcode, NFC und RFID unterstützt. Alle Techniken können gleichzeitig verwendet werden.

Was ist ein Transponder / Tag

Ein Transponder oder Tag (sprich täck) oder auch Chip (sprich tschipp) ist ein Datenträger, der aus einem Chip und einer Antenne besteht.

In dem Chip wird die eindeutige Nummer gespeichert, über die ein Gegenstand mit der finderbox® App eindeutig identifiziert wird.

Über die Antenne wird der Transponder von dem Lesegerät mit der für das Lesen (und Schreiben) erforderlichen Energie versorgt.

Die Gegenstände, die Sie mit der finderbox® verwalten, werden jeweils mit einem Transponder ausgestattet.

Mit der finderbox® werden RFID- und NFC-Transponder verwendet.

Was ist NFC?

NFC steht für Nearfield-Communication (Nahfeld-Kommunikation) und ist eine Ausprägung der RFID-Technik. RFID (Radiofrequenz-Identifikation) dient der drahtlosen Datenübertragung. NFC ist z. B. bewährt im Bereich Ticketing und für den bargeldlosen Zahlungsverkehr.

Moderne Smartphones und viele Tablets haben einen sogenannten NFC-Reader (Reader = Lesegerät) integriert, mit dem NFC-Tags gelesen werden können. Zum Lesen wird das Smartphone nahe (bis Kontakt) an den NFC-Tag gehalten. Wir empfehlen zu prüfen, ob Ihr Smartphone NFC-fähig ist.

Der NFC-Reader in Smartphones und Tablets des Herstellers Apple kann zurzeit nur für das elektronische Bezahlen verwendet werden und ist daher nicht für die finderbox® geeignet.

Die finderbox® App ist kostenlos im Google Playstore verfügbar, für Smartphones mit Android Betriebssystem.

NFC-Tags können z. B. im finderbox® Shop bezogen werden.

Was ist RFID?

RFID steht für Radiofrequenz-Identifikation und dient der Datenübertragung mittels Funk. Im Unterschied zu NFC sind mit RFID größere Reichweiten möglich. Zusätzlich können mit UHF-RFID mehrere RFID-Transponder im Pulk erfasst werden – das kann z. B. für ein Behältermanagement interessant sein.

Für das Lesen von RFID-Transpondern werden spezielle Lesegeräte benötigt. Neben mobilen Terminals können stationäre Erfassungsstationen eingerichtet werden. Neuerdings gibt es auch Smartphones mit integriertem UHF-Readermodul.

Wenn Sie finderbox® mit RFID-Technik einsetzen wollen, z. B. für ein Behältermanagement, stehen wir Ihnen gerne für Fragen zur Verfügung. Nutzen Sie einfach unser Kontaktformular.

Barcode

Folgende Barcodetypen werden in der finderbox® unterstützt: QR CODE, DATA MATRIX, UPC E, UPC A, EAN 8, EAN 13, CODE 128, CODE 39, ITF. Der Barcode wird über die im Smartphone integrierte Kamera gelesen. Die Kamera kann bequem über einen Button auf dem Screen in der finderbox® App gestartet werden.

finderbox® überprüft automatisch die Eindeutigkeit der Barcodes. Die Eindeutigkeit von Barcodes für Gegenstände ist z. B. gegeben, wenn die Codes aus Inventarnummern der mit finderbox® verwalteten Gegenstände generiert werden. Bei Orten kann analog verfahren werden; der Barcode für einen Ort muss ebenfalls eindeutig sein.