Die wesentliche Funktion der finderbox® ist es, Ihnen einen ständigen Überblick über die Gegenstände zu verschaffen, die Sie mit der finderbox® verwalten: Was ist Wo! Dazu können in der finderbox® beliebig viele Orte definiert werden – von Baustellen über Büros und Labore bis zu Fächern in Regalen und Werkzeugschränken.
Check-in
Mit einem „Check-in“ wird ein Gegenstand einem Ort zugebucht. Das bedeutet, in der Datenbank wird der aktuelle Ort entsprechend gesetzt; der Gegenstand sollte sich physisch an diesem Ort befinden.
Ein Check-in wird i. d. R. mit dem Smartphone durchgeführt: nach Klick auf die Funktionskachel „Check-in“ wird einfach der Transponder des betreffenden Gegenstands gescannt.
Ein Check-in wird in der Historie von Gegenständen dokumentiert, zusammen mit dem Benutzer, der bei der Aktion an dem betreffenden Smartphone eingeloggt war, plus Datum und Uhrzeit.
In der finderbox® Web-App ist für jeden Ort auf Knopfdruck prüfbar, welche Gegenstände einem Ort zugebucht sind und damit dort physisch vorhanden sein sollten.
Ein Gegenstand bleibt solange einem Ort zugebucht, bis er einem neuen Ort zugebucht wird – per Smartphone oder in der Web-App – oder bis für den Gegenstand ein Check-out durchgeführt wird.
Check-out
Ein Check-out wird i. d. R. ebenfalls mit dem Smartphone durch Scannen eines Tags an einem Gegenstand durchgeführt. Ein Check-out bedeutet, dass der betreffende Gegenstand aus einem Ort ausgebucht wird. Der aktuelle Ort für diesen Gegenstand wird auf „intransit“ gesetzt.
Hat ein Gegenstand den Ort intransit bedeutet das, dass dieser Gegenstand momentan keinem definierten Ort zugebucht ist. Dies kann z. B. sinnvoll sein, wenn Gegenstände zwischen Orten, wie z. B. Baustellen, transportiert werden.
Der Check-out wird in der Historie von Gegenständen dokumentiert, zusammen mit dem Benutzer, der bei der Aktion an dem betreffenden Smartphone eingeloggt war, plus Datum und Uhrzeit.
Ein Gegenstand bleibt solange intransit, bis er einem neuen Ort zugebucht wird – per Smartphone (Check-in) oder in der Web-App.
Orte im Sinne von finderbox® sind alle die Plätze/Stellen, an denen sich die Gegenstände, die Sie mit der finderbox® verwalten, befinden können. Orte können permanent sein, wie z. B. Labore, Lager, Büros, Regale oder temporär, wie z. B. Baustellen. Sie können auch Dienstleister als Orte definieren – es gibt keine Beschränkung für die Definition eines Ortes in der finderbox® .
Orte werden in der Web-App und am Smartphone angelegt und können mit Transpondern (RFID, NFC - den „Ortstags“) und mit Barcode versehen werden. Mehr zu RFID, NFC und Barcode .
Über die Ortstags und Barcodes lässt sich der an einem Smartphone eingestellte „aktuelle Ort“ einfach durch Scannen eines Ortstags/Barcodes aktualisieren.
In der Web-App können für jeden Ort die dort zugebuchten Gegenstände angezeigt werden. So haben Sie stets den Überblick, wo sich was aktuell befindet.
Die Orte, denen Gegenstände zugebucht werden, werden in der Historie der Gegenstände dokumentiert, inkl. Datum/Zeit und Name des Benutzers, der eine Aktion (Check-in) durchgeführt hat.
Besitzer im Sinne von finderbox® sind die Benutzer, die zuletzt eine Aktion mit einem Gegenstand durchgeführt haben, z. B. scannen, Check-in, Wartung durchführen etc.
Wird eine Aktion mit einem Smartphone (der finderbox® App) ausgeführt, ist der Besitzer automatisch der Benutzer, der bei der Ausführung der Aktion in der finderbox® App eingeloggt war. Dies gilt analog für die Web-App.
Der Wert im Feld „Besitzer“ (bzw. Ihr gewählter Feldname) wird durch Aktionen automatisch verändert.
Tipp: Wollen Sie (permanente) „Eigentümer“ für Gegenstände definieren, z. B. Kostenstellen, Fachbereiche etc., können Sie dies z. B. über ein Feld „Eigentümer“ mit Datentyp „Aufzählung“ realisieren.
In der Web-App können für jeden Benutzer die ihm aktuell „gehörenden“ Gegenstände angezeigt werden. So haben Sie stets den Überblick, wer was in Gebrauch hat.